Pro mnoho českých firem, od startupů po zavedené podniky, je Microsoft Excel prvním a často dlouholetým společníkem. Slouží jako databáze klientů, nástroj pro sledování prodejů i jako plánovač úkolů. Je to pochopitelné – Excel je známý, dostupný a na začátku se zdá být naprosto dostačující. Přichází ale nevyhnutelný moment, kdy se tato flexibilita stává jeho největší slabinou. Data se tříští, spolupráce v týmu vázne a cenné obchodní příležitosti prokluzují mezi prsty.
Tento článek se podrobně zabývá tím, proč je přechod z Excelu na specializovaný CRM systém, jakým je Bohemia CRM, nejen logickým, ale přímo strategickým krokem pro každou firmu, která chce růst a profesionalizovat své procesy.
Představte si typický scénář. Obchodní tým sdílí jeden excelový soubor na síťovém disku. Každý obchodník si v něm spravuje své kontakty a zaznamenává aktivitu. Brzy se ale objeví první problémy:
Roztříštěná a nekonzistentní data: Kdo má aktuální verzi souboru? Obchodník A si soubor uložil na lokální disk a přidal nové kontakty. Mezitím obchodník B pracoval se starší verzí na síti. Výsledkem je chaos, duplicity a ztráta klíčových informací. Neexistuje žádný jednotný, 360° pohled na zákazníka.
Absence automatizace: Každá schůzka, email nebo telefonát se musí ručně přepsat do tabulky. Vytvoření nabídky, následné upomínky a sledování fází obchodu – to vše jsou manuální úkony, které spotřebovávají drahocenný čas, který by mohl být věnován samotnému prodeji.
Obtížná spolupráce a zastupitelnost: Jak efektivně předat rozpracované obchody kolegovi, který jde na dovolenou? V Excelu je to noční můra plná kopírování, vysvětlování a dohledávání v desítkách řádků. Chybí jasná historie komunikace a návaznost kroků.
Nulová integrace s ostatními nástroji: Tabulka není propojená s vaším e-mailovým klientem, kalendářem ani úložištěm dokumentů. Všechny informace existují v izolovaných silech, což brání efektivnímu sdílení a využití.
Bezpečnostní riziko: Citlivá zákaznická data v excelovém souboru lze snadno zkopírovat, smazat nebo nechtěně poškodit. Chybí jakákoliv granulární kontrola přístupových práv a auditní stopa změn.
Limitované reportování: Ačkoliv Excel umí kontingenční tabulky a grafy, vytvoření pokročilého reportingu nad prodejními daty je složité a vyžaduje manuální úpravy. Získat rychlý přehled o výkonu týmu nebo stavu obchodních příležitostí je prakticky nemožné v reálném čase.
Přechod na CRM systém není jen o pořízení nového softwaru. Je to změna filozofie, jak firma přistupuje ke svým zákazníkům a interním procesům. Bohemia CRM, postavené na moderní a bezpečné platformě Microsoft Power Apps, přináší řešení na všechny výše zmíněné problémy.
Základem všeho je centralizovaná databáze kontaktů, společností a veškeré související historie.
Karta zákazníka: Každý zákazník má svou vlastní detailní kartu, kde najdete veškeré kontaktní údaje, historii komunikace (e-maily, schůzky, telefonáty), realizované obchody, servisní požadavky i marketingové kampaně.
Propojení informací: Všechny záznamy jsou vzájemně propojené. U obchodního případu okamžitě vidíte, s kým jste jednali, jaké dokumenty byly odeslány a jaké jsou další naplánované kroky.
Bohemia CRM umožňuje definovat a automatizovat Pracovní procesy (Workflows), které vedou uživatele krok za krokem a hlídají klíčové termíny.
Řízení obchodních případů: Systém vás provede celým prodejním cyklem, od první poptávky až po uzavření obchodu. Automaticky může vytvářet úkoly, odesílat notifikace nebo generovat standardizované nabídky.
Schvalovací procesy: Potřebujete schválit slevu nebo nestandardní podmínky? Proces je automatizovaný a transparentní. Žádné ztracené e-maily a zbytečné prodlevy.
Protože je Bohemia CRM nativní součástí ekosystému Microsoft, nabízí bezkonkurenční propojení s nástroji, které již denně používáte.
Outlook: E-maily a schůzky se automaticky propisují na kartu zákazníka v CRM. Přímo z Outlooku můžete zakládat nové kontakty nebo sledovat obchodní příležitosti.
Teams: Spolupracujte na konkrétních obchodních případech s kolegy přímo v prostředí Microsoft Teams.
SharePoint & OneDrive: Všechny dokumenty týkající se zákazníka (smlouvy, nabídky, analýzy) jsou bezpečně uloženy a propojeny s jeho kartou v CRM.
Celé řešení běží na robustní cloudové platformě Microsoft Dataverse. To zaručuje:
Vysokou bezpečnost: Vaše data jsou chráněna špičkovými bezpečnostními standardy Microsoftu.
Detailní řízení přístupu: Můžete přesně definovat, kdo z uživatelů uvidí jaká data a jaké operace s nimi může provádět.
Škálovatelnost: Platforma roste s vaší firmou. Ať už máte pět nebo pět set zaměstnanců, systém bude stále rychlý a spolehlivý.
Pokud ve své firmě poznáváte některý z následujících signálů, je nejvyšší čas začít uvažovat o implementaci CRM systému:
Trávíte více času správou tabulek než prodejem.
Nevíte, na čem přesně váš obchodní tým pracuje.
Ztrácíte přehled o rozpracovaných obchodech.
Předávání agendy mezi kolegy je problematické.
Chcete dělat rozhodnutí na základě reálných dat, ne jen pocitů.
Přechod z Excelu na Bohemia CRM je investicí do budoucnosti vaší firmy. Je to krok, který vám umožní nejen udržet krok s konkurencí, ale především budovat pevnější a dlouhodobější vztahy s vašimi zákazníky.
Relevantní vyhledávané fráze:
CRM systém, řízení vztahů se zákazníky, Excel jako CRM, náhrada za Excel v řízení firmy, české CRM, CRM pro malé a střední firmy, Microsoft Dynamics 365, Power Apps CRM, Bohemia CRM, integrace CRM a Outlook, automatizace obchodních procesů, software pro obchodníky, centralizace dat o zákaznících, jak vybrat CRM, přechod z Excelu na CRM